全員で考える前向きな会議

今携わっている仕事の改善案を
プロジェクトメンバーで出し合うブレーンストーミングを行い、
プロジェクトの方向性や意識の共有をしようと思った。

ただ、集まって話してるだけだと良質なアイデアの数が出ず
時間ばかりが過ぎて、ストーミングに至らない。

そこで、事前に会議の目的（ゴール）と改善案のアイデアを募集してみたのだが、
特定の人から２，３のアイデアがあるぐらいで、なかなか集まらない。

アイデアは、ある程度時間をかけないと出てこないことが多いので、
みんなの通常の業務の時間を割いてそれを強いるのは難しい。

しかし今回の会議では、全員が参加して意見を出し合える場にしたかった。

週末に頭を悩ませていたら、以前に読んでいた本を見つけた。

「すごい会議」というタイトルがかなりキャッチーな本だが、内容は素晴らしい。
ただ、以前読んだときは、それを使うところまで至らず、うまく自分のものにできていなかった。

今回再チャレンジ。

今回は、1時間という時間制限があるので、
本に書いてあるすべての手順を踏むことはできないが、一部を使ってみることにした。
（妻に簡単なリハーサルに付き合ってもらい、何度か構成を変えてみた）

１．会議の目的を明確にする

　事前のアイデア集めの際に、目的については明確にしていたが、
　ブレスト段階ではより自由な意見が出せるように敷居を低くした。

２．会議中のルールを決める→紙に書いてから発表する

　考えてもらう時間を設け、箇条書きで書いてもらう。
　書いたものを見せるのではなく、1個ずつ口頭で発表する。
　紙に書いてから発表するメリットはいくつかある。

　・発表しようとしていることがまとまっていて時間が短くて済む
　・書いている間は他の人の意見が入らないから意見に左右されない
　・書いている間は他の人の意見が見えないからみんな考える

ここまでは、下準備。以降は会議のシナリオ

３．これまでうまくいったこと、達成できたことを考える

　会議で扱う問題が大きい程、メンバーは批判的になりがち。
　会議に参加している全員が前向きに意見を出せるように、
　これまでにうまくいったことをメンバー皆で考え確認しあう。

　意外に知らなかった事実を確認でき、良い雰囲気になりやすい。

４．現状の問題点を考える　→　「どうしたら～～できるか？」に言い換える

　問題を解決する場合、アイデアを出す際に現状の問題点を確認しておくことで、
　アイデアを出しやすい状態にすることができる。

　次に問題点を1個ずつ発表してもらう際に
　「どうしたら～～できるか？」
　という表現に変えて声に出してもらう。
　すると、問題を新しい視点から捉えることができる。

　発表を聞いているメンバーはそれを聞いている時点でいろんなアイデアがでてくる。

　今回開催した会議では、忘れていたのだが、
　「すごい会議」では、更に「どうしたら世界一の」といった表現に変えることで
　より前向きな問題のとらえ方ができるはずだ。

５．アイデアを出す

　付箋紙にアイデアを書いてもらい、発表してもらった。
　ホワイトボードに目的を大きく書いて、その下に付箋紙を張っていったが、
　文字が小さかったり、張ってもらったモノ同士の関連性が見えなかった。

　１～４の下準備をしていたので、前向きなアイデアはたくさん出たのだが、
　イマイチまとまりがなかったのが残念。

　ちょっと値が張るが、大きめの付箋紙を準備するか、
　ホワイトボードに直接、マインドマップの形式で書いていくのも良かったかもしれない。
　ここは、改善して次回につなげたいと思う。

６．今後の取り組みについて

　時間をとって出したアイデアが、今後どうやって使われているのかを
　メンバーに説明しておく必要がある。

　やりっぱで終わってはいけない。

　しかし、今回のブレストの３～５の取り組みで、アイデアを出すための脳の準備を行ったので、
　この会議以降の日常のふとした瞬間に、良いアイデアが出ることが多い（らしい）。

　なので、アイデアを引き続き募集します、というところはよかったのだが、
　その終わりをどこできればいいのかを事前に考えておらず、
　今回最後がうまく締まらなかった気がする。

【その他反省点】
・アイデアから実現方法など詳細な話にそれてしまった場合にすぐに引き戻せなかった。
・付箋紙にはマジックペンで書くべきだった。（ボールペンじゃ細くて見えない）
・1時間で終わらせるスケジュールを引いていたが、30分オーバーしてしまった。

また、がんばろう。